Dnešním dílem uzavíráme seriál o online nástrojích, vhodných pro práci z domova. Představili jsme vám doposud nástroje pro time management, myšlenkové mapy, online průzkumy, videokonference a práci v týmech. Tentokrát se zastavíme u nástrojů používaných k online správě souborů, k pořizování, organizování a archivaci poznámek (osobní asistent) a jako interaktivní tabule.

Online správa souborů

Dropbox
Dropbox je velmi populární nástroj pro ukládání souborů. Dropbox klient umožňuje vložit jakýkoliv soubor do určené synchronizované složky ve správci souborů, čímž dojde k nahrání tohoto souboru do webového úložiště a rozšíření na všechna synchronizovaná zařízení. Uživatelé také mohou odeslat data ručně přímo přes webové rozhraní a webový prohlížeč.    

Díky tomu lze Dropbox považovat za alternativu k tradičním přenosným mediím a dalším podobným formám přenosu dat jako FTP nebo emailové přílohy. Klient nemá omezenou velikost souboru pro synchronizaci, ovšem přes webové rozhraní lze nahrát soubor o maximální velikosti 10 GB.

Zajímavou výhodou Dropboxu je to, že synchronizuje pouze tu část souboru, která se změnila, a tak omezuje využívání internetu na minimum. Pokročilí uživatelé vymysleli celou řadu inovativních využití tzv. mashup technologie, které rozšiřují funkčnost Dropboxu. Patří mezi ně např. posílání souborů do Dropboxu přes Gmail, používání Dropboxu jako zálohy chatu z IM klientů, řízení hesel.

Box

Box podobně jako Dropbox bezpečně ukládá, spravuje a sdílí soubory, fotografie a dokumenty prostřednictvím cloudu, kde lze zdarma ukládat až 10GB dat. Aplikace Box umožňuje jednoduchý přístup k uloženým datům - z počítače nebo mobilního telefonu. Rovněž nabízí řešení pro různá odvětví, jakými jsou např. finanční služby, vzdělávání, zdravotnictví, retail, a také řešení pro různé oblasti businessu, jako např. marketing, finance, lidské zdroje, inženýring.

Osobní asistent

Evernote

Evernote je službou, která byla vytvořena za účelem pořizování nejrůznějších typů poznámek, nápadů, s jejich následnou archivací. Poznámka může mít povahu formátovaného textu, webového článku (ať už kompletního nebo výstřižku pomocí nástroje Webclipper), fotografie nebo třeba mluveného slova. Součástí každé z poznámek může být také příloha v podobě souborů. Poznámky je možné organizovat do zápisníků, značkovat prostřednictvím štítků, mohou být editovány více lidmi, anotovány nebo exportovány.

Aplikace Evernote slouží k pořizování nejrůznějších typů poznámek, jejich organizování a archivaci. Můžete si snadno uložit cokoliv, na co na internetu narazíte. Později se k tomu lze vracet. Také si můžete ukládat vlastní obrázky a dokumenty, což je praktické především tehdy, když si potřebujete udržet přehled o nějakém tématu, kterým se zrovna zabýváte.

Evernote nabízí:

• ukládání různých formátů – texty, fotky, prezentace, vizitky, videa či audia
• nadiktování poznámek do aplikace Evernote hlasem
• samovolné ukládání poznámek 
• ukládání GPS polohy k poznámkám – pokud si pamatujete, na jakém místě jste si poznámku ukládali, můžete ji podle polohy snadno vyhledat
• fungování aplikace přes web na Windows a OS X a také Android, iOS, Blackberry a Windows Phone
• základní verzi zdarma (zakoupit si můžete verzi Plus a Premium) 

Interaktivní tabule

Jamboard

Jamboard je digitální tabule, která i rozsáhlým týmům umožňuje načrtávat nápady a ukládat je v cloudu, aby se k nim dalo přistupovat z libovolného zařízení. Tato aplikace je pro zákazníky G Suite, kteří vlastní zařízení Jamboard.

Jamboard vypadá jako televize, ale ve skutečnosti je to digitální tabule se 4K rozlišením, HD kamerou, reproduktory a Wi-Fi, zaměřená na týmovou spolupráci a integraci Google služeb. Díky tomu můžete jednoduše používat například videokonference v Hangouts.

Ke psaní na tabuli se používá speciální pero, které nepotřebuje baterie. Mazat napsaný text lze speciální gumou nebo i rukou. Kromě pera a gumy budou k dispozici i speciální virtuální pomůcky, jako lístečky s poznámkami nebo třeba nástroje ke kreslení. Dále podporuje Google dokumenty, tabulky, prezentace a také Google Photos. Každý jednotlivý nákres a poznámky se ukládají na Google Disk a jsou označeny jako “Jam”.

Miro

Miro je online platforma pro interaktivní tabule, která umožňuje týmům efektivně spolupracovat - od brainstormingu s digitálními poznámkami po plánování a správu agilních pracovních toků. Poskytuje základní funkce pro smartphony Android a plnohodnotnou aplikaci pro tablety.

Prostřednictvím aplikace lze snadno digitalizovat ručně psané poznámky a připojit je online na digitální tabuli a pozvat členy týmu ke spolupráci na dané věci. Lze nahrávat dokumenty, fotky, grafy, tabulky atd.

Hlavní parametry aplikace jsou:

• organizace myšlenek ať jsme kdekoliv
• konverze psaných poznámek do digitální formy
• možnost editace práce týmem
• možnost nahrávání obrázků, dokumentů, tabulek ad.
• možnost náčrtů a anotací modelů, obrázků nebo dokumentů
• možnost číst, přidávat/ubírat poznámky          

Mural

Mural je nástroj pro týmovou spolupráci, například pro brainstorming, organizaci práce, diskuze atp. Díky němu lze s kolegy spolupracovat online, tvořit canvasy, vkládat lístečky a další objekty a diskutovat nejen o návrzích. Slouží týmům, které řeší složité výzvy, stejně tak podporuje přemýšlení o jednotlivých návrzích či organizaci tzv. agilních procesů.

Nástroj lze využít například na tvorbu různých canvasů jako jsou například Business Model Canvas, Lean Canvas, ale také na Persony, Roadmapy nebo Moodboardy.  Nástroj je placený.

Mural nabízí:

• spoustu šablon pro nové projekty, například pro prioritizaci, plánování, mind mapping a další
• vkládání různých tvarů a objektů, jako např. poznámky v podobě post-it notes, tvary jako jsou šipky, čáry, obdélník, kruh, ikonky a obrázky a různé gridy (frameworky)
• volné psaní, například pomocí tužky na tabletu
• export jako obrázek nebo PDF (je možné exportovat jak celý canvas, tak i pouze vybranou část)
• sdílení projektů s kolegy v týmu nebo pomocí odkazu (není potřeba registrace)